冠婚葬祭などのお付き合いの記録、どうしてる？

先日、クライアントさんからこんなご質問をいただきました。

「冠婚葬祭などのお付き合いの記録について。
お年玉はここ、プレゼント系はここ、○○はここに・・・と分けて書いていたら、分からなくなってしまって。

すでにこのクリスマスとお正月で頭がごちゃごちゃです。

先日、仕事関係の方からお歳暮が届きましたが、確か以前送ったけど･･･どうやって返す？と慌ててしまいました。

村田さんはどのように管理されていますか？」

良かれと思って細かく分けて記録していたら、結局どこに書いたか分からなくなってしまう･･･皆さんも、こんな経験ありませんか？

 

 

分けるかまとめるか･･･探す時をイメージする！

結論から言うと私は、もらった記録も差し上げた記録も、お年玉もプレゼントもご祝儀も不祝儀も、人とのやりとりはすべて1冊のノートにまとめて記録しています。

 

（線でも引けばもっときれいになりますよね、大雑把なもので・・・笑）

日付・相手（誰に／誰から）・出来事（結婚・○○祝・お通夜など）・何を（金額・品物）・補足（服のサイズや子どもの名前など）

について、時系列で大学ノートに書いています。

 

 

出来事別に分けずに、ただひたすら時系列で書いている理由は、探す時に「確かあの頃の･･･」というように、時期で記憶をたどるからです。

日付も書いてあるので、お年玉やクリスマス、誕生日などの季節イベントも、日付で探せば見つかるため、出来事の種類がまぜこぜであっても困ることはありません。

もちろん、お年玉、プレゼント、○○○・・・と、種類別に分けて管理した方が探しやすい人はそれでもよいでしょう。

ただし、探した時にすぐに情報が見つからないのでは、記録していないのと同じ。

 

自分がその情報を探す時に、何別（何順）になっていれば探しやすいか？と考えるのがポイントです。

 

情報の整理もファイリングと似ている

この考え方って、ファイリングと似ています。

 

例えば、教員の方だったら「指導案」を保管する時に、どのように分かれていたら見つけやすいですか？

①学年別でその中を教科別（さらに単元別など）

②教科別でその中を学年別

③学年・教科に関わらず、もらった年度順

④他の分け方　or そもそも紙で保管しない

これも、自分の校務分掌や担当学年の偏りなどによって、見つけやすい保管の仕方が変わってくるはずです。

 

ある特定の学年を持つことが多ければ・・・①

特定の教科主任をすることが多ければ・・・②

「あの出張でもらった･･･」のように探す、「3年経ったら廃棄」などと決めているならば・・・③

絶対ではないですが、それぞれこんな分け方になるのではないでしょうか。

自分がそれを探す時に、何別（何順）になっていれば探しやすいか？と考えるというのは、ファイリングも情報も同じです。

せっかくとっておくなら、パッと見つけてサッととりだしたいですよね。

 

書類や情報を整理する際にお役立ていただけたら幸いです。

 

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